האם תוכנת הנהלת חשבונות לא רשומה פוסלת ספרים?

לא באופן אוטומטי, אבל הסיכון ממשי: לפי רשות המסים, ספרים בתוכנה שחייבת ברישום ולא נרשמה אינם מערכת חשבונות. במצב כזה הרשות רואה בכם מי שלא ניהל ספרים באותה שנת מס, ולכן כדאי לבדוק במרשם שלתוכנה שלכם יש תעודת רישום בתוקף.

כעורך דין מיסים ויוצא רשות המסים, אני פוגש בעלי עסקים שבטוחים שהספרים שלהם מסודרים. יש להם תוכנה מוכרת ורואה חשבון קבוע. השאלה האם תוכנת הנהלת חשבונות לא רשומה פוסלת ספרים עולה אצלם רק כשמגיעה ביקורת.

במאמר הזה אשתף אתכם מה קובעות ההוראות ואיך בודקים את התוכנה בכמה דקות. אסביר גם מה עושים אם התברר שיש בעיה. מניסיוני, עדיף לגלות את זה לבד ולא מפי המבקר.

משתמשים בתוכנה ולא בטוחים שהיא רשומה? התקשרו עכשיו ל־077-805-1829 ונבדוק יחד את המצב שלכם.

מהי מערכת חשבונות ממוחשבת בעיני רשות המסים?

עסק רשאי לנהל את ספריו במחשב. המערכת יכולה לכלול הפקת מסמכים, ניהול מלאי והנהלת חשבונות. היא יכולה לכלול גם רק חלק מאלה.

אבל לא כל תוכנה עומדת בדרישות. הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) קובעות כללים למערכת ממוחשבת. אחד הכללים הוא רישום התוכנה במרשם של רשות המסים.

רשות המסים מנהלת את המרשם הזה ומפרסמת אותו לציבור. כל אחד יכול לבדוק בו תוכנה, בלי תשלום.

איזו תוכנה חייבת ברישום ואיזו פטורה?

חובת הרישום חלה על תוכנה שמיועדת למכירה, להשכרה או לשימוש של אחרים. גם תוכנה שבית התוכנה נותן בחינם חייבת ברישום. את הבקשה מגיש יצרן התוכנה, לא בעל העסק.

רשות המסים מונה שני סוגי תוכנות שאינן חייבות ברישום:

• תוכנה שהעסק פיתח בעצמו או באמצעות עובדיו, ולא באמצעות גורם חיצוני.
• תוכנה שלא מנהלת חלק ממערכת החשבונות, למשל תוכנה לדיווח שעות עובדים.

כדי לרשום תוכנה, בית התוכנה צריך לשלב בה מודול שמפיק קבצים ב"מבנה אחיד". הוא גם מצרף לבקשה פלט בדיקה מסימולטור של רשות המסים.

האם תוכנת הנהלת חשבונות לא רשומה פוסלת ספרים בפועל?

רשות המסים הציגה את עמדתה בהוראת ביצוע מס הכנסה 3/2003. לפי ההוראה, מערכת שעסק מנהל בתוכנה חייבת ברישום שבית התוכנה לא רשם, אינה מערכת חשבונות. רשות המסים רואה במשתמש בה מי שלא ניהל מערכת חשבונות באותה שנת מס.

המשמעות קשה. כשאין מערכת חשבונות, אין ספרים שאפשר לסמוך עליהם. מצב כזה עלול להוביל לפסילת ספרים ולשומה לפי מיטב השפיטה.

חשוב לי לדייק. הבעיה לא נובעת בהכרח מכוונה רעה. בעל עסק יכול לפעול בתום לב ועדיין להיתקל בטענה הזו.

על ההשלכות האפשריות כתבתי במאמר סנקציות על פסילת ספרים.

מבקר המס העיר על התוכנה שלכם? אל תחכו לשימוע. התקשרו ל־077-805-1729 או השאירו פרטים בעמוד צור קשר.

האם תעודת רישום מבטיחה שהספרים תקינים?

לא. רשות המסים כותבת במפורש שתעודת הרישום אינה אישור לביצועי התוכנה. היא גם לא מאשרת שהתוכנה מתאימה לדרישות החוק.

רשות המסים מוסיפה שהשימוש בתוכנה הוא באחריות בעל העסק. כלומר, אי אפשר להטיל את כל האחריות על בית התוכנה.

במילים פשוטות, תוכנה רשומה היא תנאי ולא תעודת ביטוח. גם הגדרות שגויות או עבודה עם מהדורה ישנה עלולות ליצור בעיה.

אם לא רושמים בה כל תקבול, הספרים עדיין בסיכון. על כך כתבתי במאמר פסילת ספרים בגין אי רישום תקבול.

למה רשות המסים מקפידה כל כך על רישום התוכנה?

הוראת הביצוע מסבירה את ההיגיון. בית התוכנה מצרף לבקשה עותק של התוכנה ומצהיר שהיא עומדת בהוראות. כך רשות המסים יודעת על איזה עותק בדיוק ניתנה ההצהרה.

לפי ההוראות, פקיד השומה רשאי להשתמש בתוכנה ובציוד שבית התוכנה צירף לבקשה. הוא עושה זאת כדי לבדוק את הספרים של עסקים שעובדים עם אותה תוכנה.

ההוראה מסמיכה את הנציב גם לדרוש מבית התוכנה שינויים בתוכנה. המטרה היא למנוע שימוש לרעה שמאפשר הימנעות ממס.

בנוסף, בית התוכנה מנהל רשימה של רוכשי התוכנה ושוכריה. אם רשות המסים מגלה ליקוי בתוכנה, היא יכולה לאתר את כל העסקים שמשתמשים בה.

מכאן המסקנה המעשית שלי. בביקורת, התוכנה עצמה היא חלק מהבדיקה, ולא רק המספרים שבתוכה.

מה קורה כשהתוכנה מתעדכנת או כשהרישום מבוטל?

לפי הוראת הביצוע, כל שינוי בתוכנה מחייב רישום חדש, למעט עדכון סכומים. ההוראה רואה במהדורה חדשה תוכנה חדשה. לכן בתי תוכנה מגישים בקשות גם להוספת מהדורה חדשה.

לתעודת הרישום יש תוקף. במרשם מופיע תחת "תוקף אישור" התאריך שבו התוקף פג.

הנציב רשאי לסרב לרשום תוכנה או לבטל את רישומה. הוא עושה זאת אם לדעתו יש ספק סביר שהיא עומדת בהוראות.

מי שרכש את התוכנה לפני הביטול מקבל תקופת מעבר. התקופה הזו אינה עולה על שישה חודשים מיום הביטול.

איך בודקים בכמה דקות שהתוכנה שלכם רשומה?

היכנסו למרשם התוכנות

המרשם פתוח לציבור באתר gov.il. השירות ניתן ללא עלות.

חפשו את התוכנה

אפשר לחפש לפי שם התוכנה, שם בית התוכנה או מספר ישות.

בדקו את התוקף

תחת "תוקף אישור" תראו את תאריך פקיעת התעודה. אפשר לסנן ולהציג רק תוכנות שהתעודה שלהן בתוקף.

ודאו את המהדורה

ודאו שהמהדורה שאתם עובדים איתה היא המהדורה הרשומה. אם אינכם בטוחים, שאלו את בית התוכנה בכתב.

שמרו תיעוד

צלמו את תוצאת הבדיקה ושמרו אותה עם הקלסר השנתי. אם תצטרכו להוכיח מה ידעתם ומתי, הצילום יעזור.

מה עושים אם התברר שהתוכנה לא רשומה?

אל תשנו נתונים בדיעבד

אל תמחקו רשומות ואל תתקנו מסמכים ישנים. שינוי כזה רק יחמיר את המצב.

פנו לבית התוכנה בכתב

בקשו הסבר ואת תעודת הרישום, אם יש כזו. שמרו את התשובה.

התייעצו לפני כל פנייה לרשות

אם כבר התחילה ביקורת, לכל מילה יש משקל. כדאי שעורך דין מיסים יבחן את התמונה לפני שאתם מגיבים.

תכננו מעבר מסודר

בחרו עם רואה החשבון תוכנה רשומה בתוקף. קבעו מועד מעבר ברור ותעדו אותו.

בדקו את השנים הקודמות

בדקו מתי התחלתם לעבוד עם התוכנה ובאילו מהדורות. כך תדעו אילו שנות מס עלולות להיות בסיכון.

גיליתם שהתוכנה לא רשומה ואתם לא יודעים מה הצעד הבא? השאירו פרטים בעמוד צור קשר, ואחזור אליכם.

שאלות ותשובות

האם כל תוכנה להפקת חשבוניות חייבת ברישום?

לרוב כן. תוכנה שמפיקה מסמכים ומיועדת למכירה, להשכרה או לשימוש של אחרים חייבת ברישום. זה נכון גם כשבית התוכנה נותן אותה בחינם.

פיתחתי תוכנה לעסק שלי. האם צריך לרשום אותה?

לפי רשות המסים, תוכנה שהעסק פיתח בעצמו או באמצעות עובדיו אינה חייבת ברישום. אם גורם חיצוני פיתח אותה, הפטור הזה לא חל. בכל מקרה, אתם עדיין חייבים לנהל ספרים כדין.

מי אחראי אם בית התוכנה לא רשם את התוכנה?

רשות המסים קובעת שהשימוש בתוכנה הוא באחריות בעל העסק. לכן הבדיקה היא חובה שלכם, גם אם רכשתם את התוכנה בתום לב.

התוכנה רשומה. האם הספרים שלי בטוחים?

לא בהכרח. תעודת הרישום אינה אישור לביצועי התוכנה. הספרים תקינים רק אם אתם רושמים בהם את כל הנתונים כנדרש.

מה קורה אם רשות המסים ביטלה את רישום התוכנה?

מי שרכש את התוכנה לפני הביטול מקבל תקופת מעבר של עד שישה חודשים. בזמן הזה כדאי לעבור לתוכנה רשומה בתוקף.

לסיכום

תוכנת הנהלת חשבונות היא לא רק כלי נוח. היא חלק ממערכת החשבונות שלכם, ורשות המסים בודקת גם אותה.

בדיקה של כמה דקות במרשם יכולה לחסוך לכם מחלוקת ארוכה. אם הבדיקה העלתה בעיה, או שכבר התחילה ביקורת, אל תתמודדו עם זה לבד.

אני יוצא רשות המסים ויו"ר ועדת מיסים בלשכת עורכי הדין (מחוז מרכז). את ההליכים האלה אני מכיר מבפנים. אני מזמין אתכם לפנות למשרדי בנושא פסילת ספרים וייצוג מול מס הכנסה.

רוצים לדעת איפה אתם עומדים? התקשרו עכשיו ל־077-805-1829 או השאירו פרטים בעמוד צור קשר.

המידע במאמר הוא מידע כללי בלבד ואינו ייעוץ משפטי. כל מקרה תלוי בנסיבותיו, ולכן מומלץ להתייעץ עם עורך דין לפני כל פעולה.